Datenschutzordnung im Tennis Verein Preussen e.V.

Präambel

Der TV Preussen verarbeitet aktuell in folgender Weise automatisiert personenbezogene Daten:

A         Für die Vereinsverwaltung der Mitglieder - mit EasyVerein   

B          Für die Buchungen der Frei- und Hallenplätze  - mit Ebusy

C         die vereinseigene Homepage

Die Nutzung geschieht im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Der Verein nutzt Systeme, die einen hohen Sicherheitsstandard gewährleisten. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen sowie Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

1. Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb (hier liegt der Schwerpunkt in der Jugendarbeit und in der Hallen-Wintersaison) sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in den oben genannten EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden teilweise personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

2. Verarbeitung personenbezogener Daten in der Mitgliederverwaltung EasyVerein

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Mitgliedergruppen von Personen. Für jede Person dieser Gruppen wird im elektronischen Verzeichnis ein Einzelblatt angelegt. Das „normale“ Mitglied kann ausschließlich nur eigene persönliche Daten einsehen.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Titel, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Kursteilnahmen im Jugendbereich, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter oder Rechnungsempfänger, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Tarifgruppenzugehörigkeit, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Landesverband (z.B. TVBB) relevante und statistische Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. auch Spielerpass, Lizenz etc.) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

3. Weiterverwendung von personenbezogenen Daten im Platz-und Hallenbetrieb

1. Im Rahmen des Sportbetriebes verwenden wir – nur sichtbar für Vereinsmitglieder -  ausschließlich folgende Daten, die ebenso in der Mitgliederverwaltung hinterlegt sind: Anrede, Vorname, Name, Email-Adresse.
2. Zusätzlich sind besonders für den Hallenbetrieb u.U. die Kontodaten der Hallenbucher erforderlich und dann unsichtbar hinterlegt. Für die Freiplätze im Sommer können die Gästebuchungen über diesen Zahlungsweg beglichen werden.

 

4. Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Informationen über Vereinsaktivitäten (z.B. TVBB) werden personenbezogene Daten in Internetauftritten veröffentlicht und u.U. an die Presse weitergegeben.

2. Dazu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Spieler, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Fotos und Videos die eigens für Präsentationszwecke (Mannschaftsfotos etc.) erstellt wurden sind hier ausgenommen. Bei Jugendlichen unter 18 Jahren bedarf es immer der Zustimmung der oder eines gesetzlichen Vertreter/s.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder im Vorstand, der Trainer und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse, ggfs. Bild und Telefonnummer veröffentlicht.

 

5. Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 1. Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der 1. Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. Alle Vorstandsmitglieder haben Zugriff auf die Online-Verwaltung im Rahmen Ihrer Zuständigkeiten. Der eingeschränkte Zugriff für eine Bürokraft wird innerhalb des Angestelltenvertrages gesondert geregelt.

 

6. Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den Mitgliedern in besonderen Funktionen (z.B. Beiräten, Unterstützung in den EDV-Systemen, Trainern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung der wenigen erforderlichen Daten für das Platzbuchungssystem Ebusy und von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gelten nicht als eine solche Herausgabe.                                        
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

7. Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail führt der Verein in Verbindung mit EasyVerein einen vereinseigenen E-Mail-Account (Ionos / ...@tvpreussen.de), der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

8. Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (Mitglieder des Vorstands, Trainer, Übungsleiterinnen und Übungsleiter, technische Unterstützer sowie eine angestellte Bürokraft), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

9. Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich vom 1. Vorsitzenden und seinen Stellvertretern und den von ihnen eingesetzten Administratoren vorgenommen werden.

2. Der 1. Vorsitzende und die Stellvertreter sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des 1. Vorsitzenden. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des 1. Vorsitzenden, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

10. Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitglieder, insbesondere aber Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins, dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten oder heraus geben. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist allen Mitgliedern untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Vereins-Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

11. Inkrafttreten

Diese – in den Grundzügen schon immer praktizierte - Datenschutzordnung wurde nun hiermit am 27.07.2021 nachweislich schriftlich niedergelegt und allen aktuellen Mitgliedern zur Kenntnis gebracht.